Die Lösung

Integrieren Sie Aktenvernichter in Ihr Datenschutzkonzept.

Nach der DSGVO müssen Sie nachweisen, dass Sie rechtskonform arbeiten und die Datenschutzvorgaben einhalten. Mit Aktenvernichtern der erforderlichen Sicherheitsstufe schützen Sie sich vor hohen Bußgeldern und erhalten sich Ihren guten Ruf und das Vertrauen Ihrer Kunden.

Aktualisieren Sie Ihre Unterlagen. Daten, die Sie nach der DSGVO nicht mehr vorhalten dürfen – Stichwort Datenminimierung – vernichten Sie sicher und zuverlässig mit einem professionellen Aktenvernichter. Denken Sie auch an Unterlagen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist.

Leitfaden

Die neuen datenschutzrechtlichen Vorgaben und Pflichten zur DSGVO

Wissenswertes zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die neue europäische Datenschutz-Grundverordnung erweitert die bisherigen Datenschutzprinzipien und ist EU-weit gültig. Alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, müssen bis zum 25. Mai 2018 die neuen Vorgaben erfüllen. Durch die Verschärfung der Datenschutz-Vorgaben steigt auch die Brisanz bei der Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten auf Papier.

Was sind personenbezogene Daten?

Darunter fallen alle Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person, z. B. Name, Anschrift, Familienstand, Renten-/Krankenversichertennummer, berufliche Qualifikation, Gehaltsinformationen, Steuerklasse, Zeugnisse, Gutachten, Aktennotizen, Diagnosen, u.v.m.

Welche neuen, erweiterten Pflichten im Hinblick auf den Datenschutz gehen mit der DSGVO einher?

Grundsatz der Datenminimierung (Kapitel 2, Artikel 5 DSGVO)

Generell gilt die Vorgabe, dass personenbezogene Daten sparsam erhoben werden müssen. Sie dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie

• für den Zweck angemessen sind und
• für den Zweck erheblich und relevant sind.

Generell gilt: Datenerhebung auf Vorrat ist verboten.

Für die ausgewählten Datenkategorien ist zudem zu beachten:

Die personenbezogenen Daten müssen so erhoben und verarbeitet werden, dass sie für den angegebenen Zweck passen, aber nicht darüber hinaus.

Der Verantwortliche muss sich bei der Erhebung personenbezogener Daten auf die Informationen beschränken, die für den Zweck notwendig sind.

Informationspflicht und Recht auf Auskunft (Kapitel 3, Artikel 13, Absatz 1 DSGVO)

Ganz generell muss für die Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten ein legitimer Grund vorliegen. Wenn personenbezogene Daten erhoben werden, muss der Verantwortliche eine lückenlose Dokumentation hinsichtlich Zweck, Dauer, Speicherung und Löschung darlegen und gewährleisten.

Recht auf Vergessenwerden (Kapitel 3, Artikel 17, Absatz 1 + 2 DSGVO)

Der Betroffene kann verlangen, dass seine personenbezogenen Daten gelöscht werden. Damit steht der Verantwortliche in der Pflicht, alle erhobenen Daten umgehend und vollständig zu löschen. Zudem muss gewährleistet werden, dass eventuelle Links auf die personenbezogenen Daten oder Kopien unwiderruflich vernichtet werden. Ausnahmen sind in Absatz 3 definiert.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Kapitel 3, Artikel 20 DSGVO)

Der Betroffene kann verlangen, dass ihm seine personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gängigen und maschinenlesbaren Format übertragen werden.

Recht auf Widerspruch (Kapitel 3, Artikel 21 DSGVO)

Der Betroffene hat das Recht, gegen die Verarbeitung ihn betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

Sicherheit der Verarbeitung (Kapitel 4, Artikel 32, Absatz 1 und 2 DSGVO)

Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um natürliche Personen zu schützen.

Eine regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen hat zu erfolgen.

Benennung eines Datenschutzbeauftragten (Kapitel 4, Artikel 37 DSGVO)

Es besteht eine europaweite Verpflichtung zur Bereitstellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten.

Verantwortung des für die Verarbeitung Verantwortlichen (Kapitel 4 DSGVO)

Laut Bundesdatenschutzgesetz ist derjenige, der eine Information erfasst, während des gesamten Lebenszyklus der Daten für deren Schutz verantwortlich. Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter haften damit für materielle und immaterielle Schäden, die dem Betroffenen entstehen. Diese Verantwortung für diese Daten lässt sich nicht an andere übertragen. Dies gilt unter anderem auch bei der Vergabe von Vernichtungsaufträgen an externe Dienstleister. (Kapitel 8, Artikel 82 DSGVO)

Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde (Kapitel 4, Artikel 33, Absatz 1 DSGVO)

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten steht der Verantwortliche in der Pflicht, den Vorfall unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde (Kapitel 6, Artikel 51) zu melden.

Verschärfte Verhängung von Geldbußen (Kapitel 8, Artikel 83, Absatz 4 und 5 DSGVO)

Die allgemeinen Sanktionen bei Verstößen gegen die Bestimmungen wurden erheblich verschärft. So kann eine Geldbuße von bis zu 20 Mio. Euro oder bis zu 4 % des weltweiten Vorjahresumsatzes von der zuständigen Aufsichtsbehörde verhängt werden.

Nähere Informationen zur EU Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter:

https://www.datenschutz-grundverordnung.eu/